【属人化対策】部下の業務管理に悩んだらマニュアル化を進めよう

う~ん、部下の業務管理はどうすればいいだろう
みんなバラバラのやり方をしていて、話を聞いても進捗が分からない

部下が独自の仕事の進め方をしていて困ったことはありませんか?

  • やり方が統一されていないから進捗管理が難しい
  • 状況を聞いても進んでいるのか遅れているのか分からない
  • 部下に相談されても業務が理解できなくて困ってしまう

これらの問題は業務のマニュアル化で一挙に解決できます。

あなたが抱える悩み事も、実は業務管理が原因ではないですか?

今回は、なぜマニュアル化が部下の業務管理に効果的なのか、マニュアル化を進めるにあたってのポイントを紹介します。

なぜマニュアル化が部下の業務管理に効果的なのか

まずは業務管理ができない原因をおさらいしましょう

  • やり方が統一されていないから進捗管理が難しい
  • 状況を聞いても進んでいるのか遅れているのか分からない
  • 部下に相談されても業務が理解できなくて困ってしまう

この原因は次の2つに分類できます。

  1. 部下がそれぞれ違うやり方をしている
  2. 部下の説明を理解できない

1に関してはマニュアル化することで解決することが想像できますよね?
効率的なやり方をしている部下を手本としてマニュアルを作れば、人によるバラツキが少なくなります。

そして、2に関しても実はマニュアル化によって解決することができます。

原因は用語(言葉)が分からないから

説明が理解できないと感じる時、その原因の多くは用語(言葉)が分からないことにあります

例えば、あなたが「仕事の進捗は?」と聞いた時、「〇〇まで終わりました」と返ってきたとします。
その〇〇がいまいちピンと来ないことがありません?

あなたが部下の仕事をよく理解しているなら、〇〇まで終わったのなら進捗に問題ないなと分かるかもしれません。
しかし、管理職になると部下の仕事を経験したことがないケースが増えてきます。
すると、部下の言葉を聞いても進捗が分からず、業務管理が難しくなってしまうのです。

こうした問題も業務をマニュアル化すれば解決します。

マニュアル化すると業務の流れが明文化されることになります。

部下の言う〇〇がよく分からなくても、業務のどの位置に当たるかはマニュアルを見れば分かるようになります。
これで業務管理の重要項目である進捗管理に困らなくなります。

マニュアル化を進めるにあたってのポイント

マニュアル化に当たって押さえたいポイントは3つあります。

この3つのポイントは図解 無印良品は、仕組みが9割 仕事はシンプルにやりなさいの内容を参考にしています。
詳しく知りたいと思ったら原典も参考にしてみてください。

1.部下に作成させる

マニュアル作成は基本的に部下にさせましょう。
仕事の内容を一番よく知っているのは、仕事をしている部下です。

管理職が作成してしまうと、部下はやり方を強制されている印象を受けてしまいます。

部下に任せるか、もしくはリーダーを選出してマニュアル化を推進していきましょう。

2.マニュアルの一括管理

マニュアルは誰でも見れる場所に一括管理しましょう。
共有のファイルサーバなどに置いておくのがベストです。

やり方の統一も目的のため、誰もが見れる位置に置いておく必要があります。

マニュアルがあれば新人や異動で来た人も、仕事を覚えるのが早くなります。

3.マニュアルでは目的と全体像を押さえる

マニュアルでは、冒頭に仕事の目的と全体像(概要)を記載させるようにします。

この仕事はなぜやるのか、を明確にしておくのはとても重要です。
仕事のモチベーションにも関わりますし、外部環境が変わったときに仕事を無くして良いかを判断するための材料になります。

全体像はあなたと部下が話す際に、基本的な考え方のずれを防ぐのに役立ちます。

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Posted by やろまい